Nézzünk néhány időgazdálkodási módszert, amelyet anyaként is bevethetsz!
Pareto elv
Létezik egy olyan megfigyelésen alapuló törvényszerűség, amely segít rávilágítani, hogyan érdemes felhasználnod az energiádat, mivel érdemes tölteni az idődet a hatékonyság, eredményesség, kiegyensúlyozott élet érdekében. A Pareto, vagy más néven 80/20 szabály kimondja, hogy az eredmények 80%-áért a befektetett energia 20%-a felelős. Más szóval, csupán 20%-nyi erőbefektetésre van szükségünk, hogy teljesítsük a feladatok 80%-át. Ugyanez igaz az élet más területein is: a tevékenységeink 20%-a adja az örömünk, boldogságunk 80%-át! Igyekezzünk tehát beazonosítani, mely az a maroknyi tevékenység, amely tényleges eredményeket és valódi örömöt hordoz magában, és koncentráljunk ezekre!
Ez egyfajta elengedésre is buzdít: egyrészt, hogy kézenfekvőbb az „elég jó” megoldásokra törekedni, és a 80%-os teljesítményt tűzni ki például a házimunka kapcsán is. Ez már a legfontosabb feladatok (tehát a 20%) elvégzése révén sikerülni fog. Ennek következtében, töméntelen időd felszabadul a maximalizmushoz képest, nem beszélve a lelki egészségről, amit ezzel a hozzáállással nyerhetsz.
A számok helyett azonban inkább a szemléletre érdemes koncentrálni, miszerint a különféle dolgok, célok, kapcsolatok, tevékenységek, tárgyak, nem azonos mértékben fontosak: mindig van egy maroknyi dolog, amely többet ér neked, mint az összes többi együttesen. Nincs más dolgod, mint ezeket beazonosítani, hogy aztán ezekre koncentrálhasd idődet, energiádat, pénzedet.
A házimunka tekintetében ez annyit jelent, hogy nem szükséges patikatisztaságra vagy múzeumi rendre törekedni: amint megvan az a maroknyi feladat, amely a rendezettség legnagyobb részéért felelős, máris meg tudod valósítani az „elég jó” rendet. Én például az ablakpucolásban szoktam a 80-90%-os tisztaságot választani, így ha jön másnap egy jó kis eső, akkor biztosan nem bosszankodok, hogy oda a nagy tökéletesség.
Te hol tudnád alkalmazni ezt az elvet?
Eisenhower mátrix
A sürgős- fontos mátrix módszeréről talán már te is hallottál: ez feladataink rangsorolásában, a priorizálásban segít. A módszer lényege, hogy minden egyes teendőről eldönti, hogy mennyire sürgős és fontos.
Sürgős és fontos: Ide tartoznak a vészhelyzet esetek, a közelgő határidős feladatok, a mindennapi tűzoltás. Vagyis azok a dolgok, amelyeket az utolsó percre hagytunk: születésnap előtt gyors ajándékkeresés, vendégfogadás előtt nagyszabású takarítás-rendrakás, utazás előtti órában kapkodó bőröndpakolás.
Fontos, de nem sürgős: Ez adja az élet esszenciáját, mert ide tartoznak a megtervezett események, kapcsolatépítés, egészségmegőrzésre szánt idő (és nem a bajok későbbi elhárítása), pihenés, kikapcsolódást. Vagyis az ide tartozó dolgok képezik a valódi prioritásokat, ezek mutatnak ténylegesen előre, itt érzed, hogy te irányítasz, és nem a feladatok, valamint a határidők gyűrnek le téged. Minél több időt töltesz ebben a kvadránsban, annál kevesebb vészhelyzet adódik, amikor tűzoltásszerűen kell kapkodnod. Az utazáshoz történő csomagolás példájánál maradva: ha indulás előtti napon készíted a bőröndöd, az ebbe a részbe tartozik, míg a fejvesztett utolsó pillanatos csomagolás a sürgős-fontos kvadránsba. Amikor időben készülsz el, előre tervezett módon, akkor kisebb eséllyel felejtesz el vagy hagysz ki valami lényegeset, kevésbé valószínű, hogy késel vagy az, hogy stresszesen, kisebb családi perpatvart kavarva telnek az indulást megelőző pillanatok. A feladatok nagy része először ide kerül: amikor még nem sürget a határidő, de már előre lehet tudni az eseményről, teendőről. Csak aztán nem ezzel foglalkozunk először, mert rohanunk, hogy utolérjük magunkat a sürgős-fontos teendőkkel, vagy csak szimplán halogatunk. Aztán elkezd körmünkre égni a munka, és ahogy telik az idő, közeleg a határidő, és a feladat máris átcsúszik a tűzoltást érdemlő teendők közé. Ha minden nap rutinszerűen takarítasz, rendet teszel, akkor ebben a kvandrásban maradsz, ha elmulasztod, akkor kénytelen leszel akkor kapkodni, amikor már nagyon muszáj. Az álmaidért, céljaidért tenni nem sürgős, ám annál fontosabb!
A cél tehát, hogy itt tölts minél több időt: magyarán, hogy ne tűzoltást végezz folyton, hanem előre tervezve, megfontoltan, a prioritásaidnak megfelelően, proaktívan élj. Hogy minél több dolog itt lehessen, szükség lesz egy hatékony tervezési rendszerre, amelynek kialakításával a későbbiekben fogunk foglalkozni.
Sürgős, de nem fontos: Ide a megszakítások tartoznak, jelentéktelen teendők, amelyek csak mások szerint fontosak, de neked nem azok. Egy része kikerülhetetlen, mások ellen tudatos nemet mondással küzdhetsz. Például a telefonod kikapcsolásával, némításával és tudatos online időszakok beiktatásával a megszakítások helyett. Így a közösségi médiából érkező értesítések által okozott megszakításokat helyett foglalkozhatsz ezzel a fontos, de nem sürgős kategóriában: vagyis akkor, amikor egy számodra alkalmas időpontban tudod kezelni a közösségi média segítségével fenntartott és ápolt kapcsolataidat.
Nem sürgős és nem fontos: Ezek azok a tevékenységek, amelyek kiiktatására érdemes törekedni. Főként az időrablók tartoznak ide valamint a halogatás és a perfekcionizmus. Természetesen nem lehet egyértelműen kijelenteni egy-egy tevékenységre, hogy az csakis időrabló lehet. Tudatos hozzáállással nyakon csíphetjük a céltalan, elhúzódó pinterest és facebook görgetést és az üres TV kapcsolgatást. És képesek lehetünk különválasztani attól, amik fontos üzenetre válaszolunk facebookon, rákeresünk egy konkrét receptre vagy megnézünk pihenésképpen egy filmet, ismeretterjesztő műsort a TV-ben. Tehát a cél, az időrablók csökkentése, és azoknak a tevékenységeknek, amelyek képesek ebbe átcsúszni, az ésszerű használata a fontos, de nem sürgős kvadránsban (pl. énidő beütemezése, amely alatt megnézel egy részt a kedvenc sorozatodból, válaszolsz a barátnőd levelére, inspirációt gyűjtesz a megújuló lakáshoz stb.).
Pomodoro módszer
Ez a módszer a fókuszált munkában segít. Ha megvan mivel akarsz foglalkozni, de hajlamos vagy az elkalandozásra, ez a módszer hasznodra lesz. Lényege, hogy 25 perc fókuszált munka után 5 perc pihenőt tartasz, majd ismét 25 perc munka és 5 perc pihenés, végül a negyedik blokk után egy hosszabb, 20 perces szünet következik. Ehhez használj konyhai időzítőt, vagy mérd a telefonoddal az eltelt időt.
Folyamatos megszakításokkal küzdő kisgyermekes anyák ezt a módszert akkor tudják alkalmazni, ha például a kicsi alvásidejében szeretnének dolgozni, vagy ha a gyerekeket elviszi valaki más, egyszóval, ha nem ők, hanem az időzítő fogja diktálni a munka és a szünetek ritmusát. Én személy szerint jobb szeretem az 1 óra munka, 10 perc pihenőt alkalmazni, mert számomra sokkal hatékonyabb. Kezeld rugalmasan ezt a módszert, kísérletezz, hogy számodra milyen periódusok válnak be inkább.
Hol tudnád ezt alkalmazni?
Kombináld az Eisenhower mátrixot a Pomodoro technikával!
- Kiváló ellenszer halogatás ellen! Ha csak 25 percet foglalkozol az adott teendővel, máris előrelépést tettél az ügy érdekében. És még az is lehet, hogy annyira belejössz, hogy végül teljesen elvégzed az adott feladatot időblokktól függetlenül.
- Ha nem akarod, hogy maguk alá gyűrjenek az olyan teendők, amelyek könnyen válhatnak időrablóvá (átcsúszva a nem sürgős, nem fontos kategóriába), törődj csak egy „pomodorónyi” időt velük: 25 perc facebookozás, 25 perces sorozat (tehát csak egy rész, és nem az egész évad!), 25 percnyi szabad TV kapcsolgatás, vagy netes böngészés.
- Ha úgy érzed, nincs időd a hosszú távú céljaiddal foglalkozni, és leginkább csak tűzoltást végzel, akkor tölts csak 25 percet ezzel, máris tettél egy kis lépést a hosszú távú sikeredért. Fontos számodra az olvasás, de gyerkőc mellett már nem tudsz annyit olvasni, mint régen, úgyhogy inkább már bele sem kezdesz? Olvass csak 25 percet minden nap, meglásd, többet érsz vele, mintha csak alkalmanként szánnál rá egyszerre 3 órát.
Power hour
Egy órán keresztül semmi mással ne foglalkozz, csak azzal az egy dologgal, amit kitűztél magad számára. Én a Pomodoro kibővítésével jutottam el idáig: vagyis egy óráig figyelek valami számomra fontos tevékenységre anélkül, hogy mással foglalkoznék vagy szünetet tartanék.
4D
Ha egy új feladattal állsz szemben, akkor alkalmazhatod ezt a módszert, amely segít eldönteni, mit kezdj vele:
- Ditch: Távolítsd el, ha nem kell foglalkozni vele.
- Delegate: Szervezd ki másnak, ha el kell végezni, de nem szükséges, hogy te foglalkozz vele.
- Diarize: Most kell vele foglalkozni? Ha nem, ütemezd be a későbbi teendőid közé?
- Do: Ha egyik sem áll fenn, akkor neked kell vele foglalkozni, mégpedig most, úgyhogy ne halogasd, fogj hozzá!
Ha szeretnél egy személyre szabott időgazdálkodási rendszert kialakítani, akkor keress az anyutervez@gmail.com email címre írva vagy facebookon.
Anyu tervez blog és coaching 