Univerzális, nem létező megoldások helyett olyan irányelveket szeretnék bemutatni, amelyek abban segítenek, hogyan kezdd el uralni az időd anyaként is, ellátva a szükséges feladataidat, miközben marad ép idegszálad eme nyaktörő mutatvány közben.
Mielőtt kitérnék a gyakorlatba átültethető megoldásokra, tekintsünk egy kicsit más szempontból az időre! Gondolj úgy rá, mint egy kincs, érték, amelyet azért kaptunk ajándékba, hogy okosan gazdálkodjunk vele. Az időt azonban nem birtokolhatjuk, nem tartalékolhatjuk és akár gazdálkodunk vele, akár nem, akkor is telik. Tehát az időgazdálkodás sokkal inkább a cselekedeteink, viselkedésünk, szokásaink összessége illetve az a mód, ahogyan ezekre tekintünk. Folytatáshoz kattints!
Időnapló – jelenlegi állapot felmérése
Először mérjük fel, hol tartunk jelenleg! Milyen tevékenységek töltik ki a napjainkat és azok milyen arányban vannak jelen az életünkben, időtöltésünkben. Már önmagában az időtöltés megfigyelése és a naplózás is tudatosabbá teszi az időtöltést. Az is kiderül így, hogy milyen arányban oszlik meg az időtöltés a különböző szerepek, feladatok között. Az adatokból pedig már olyan következtetéseket lehet levonni, amelyek segítségével elkezd láthatóvá válni az irány, hogy hogyan érdemes alakítani az időbeosztáson a prioritások mentén.
A mérés végezhető hagyományosan tollal-papírral, vagy időtáblázat kitöltésével, de telefonos alkalmazások is vannak erre. A lényeg, hogy egy héten keresztül figyeljük meg magunkat és jegyezzük le utólag, mivel töltöttük az időt. Lehet azt is csinálni, hogy a tevékenység kezdetekor felírjuk mivel foglalkozunk és amikor váltunk, ismét felírjuk az időt és az új tevékenységet. A táblázatos formában pedig minden félórás blokkba be tudjuk írni, hogy éppen mivel telt.
Ennek kiértékelése szerintem a legizgalmasabb rész! Annyira szépen kiadja egy egy hetes megfigyelés azt, hogy mire mekkora figyelmet fordítunk! Ebben szívesen segítek, ez a kedvenc részem, kereshetsz bátran ennek kapcsán (is).
Feladatok beosztása
Teendők összegyűjtése, elmesöprés
Az egyik legnagyobb stresszt az okozza, amikor úgy érezzük, hogy elborítanak a teendők, hogy nem azonosítjuk be pontosan mivel mi a teendőnk és azt egyáltalán nekünk kell-e megcsinálni. Elménk pedig folyamatosan emlékeztet mindenre: ahányszor elhaladsz a lomos garázs mellett, az agyad eszedbe juttatja, hogy ki kellene takarítanod. Amíg nem rendelsz pontos határidőt és keretet ehhez a feladathoz (vagy nem mondod azt magadnak, hogy megelégszel ezzel a rendezettségi szinttel), addig folyamatosan feldobja az elméd ezt a feladatot, frusztrációt okozva ezzel.
Mondhatjuk úgy is, hogy ami nincs leírva (ezáltal tisztázva, azaz meghatározva, elrendezve, konkretizálva), az folyamatosan ott motoszkál majd bennünk. Mivel képtelenek vagyunk azonnal minden ilyen le nem írt feladatot ellátni, mindig lesz, amire emlékeztet majd az agyunk, állandó stresszt okozva ezzel.
A kötelezettségvállalásaink, feladataink menedzseléséhez alapvető, hogy rendelkezzünk egy olyan elménken kívül is megbízható rendszerrel, amelynek tartalmát bármikor áttekinthetjük és tartalmaz minden olyan dolgot, amelyet befejezetlennek tekintünk. Másodszor tisztáznunk kell, hogy mik is pontosan a feladataink és hogyan jutunk közelebb ahhoz, hogy teljesítsük. Ezeket pedig olyan emlékeztetőkbe kell rendszereznünk, amelyet időről időre átolvasunk.
Dolgok, amivel teendőd van
Ha van teendő az adott dologgal, akkor konkrét döntést kell hozni a következő lépésről. Mi az, amit konkrétan meg kell tenned, hogy befejezettnek nyilvánítsd az adott feladatot vagy közelebb kerülj a végcélhoz?
- Két perc!
Ha csupán két perc szükséges a feladat elvégzéséhez, akkor tedd meg azonnal. Ez ugyanis az a határ, ahol érdemesebb azonnal ellátni a teendőt, mert kevesebb ideig tart, mint emlékeztetőt írni az elvégzéséről, beütemezni, nyomon követni, eltenni majd elővenni az elvégzés előtt. Tehát, ha valami csak két percbe telik, tedd meg most!
- Delegáld!
Biztos, hogy neked kell elvégezni az adott feladatot? Ha nem, akkor szervezd ki!
- Halaszd el! – Függő tételek
Ha tovább tart, mint két perc és nem tudod delegálni, akkor az a feladat rád vár. Sok feladat megoldása, több, mint egy lépésből áll, így ezek gyakran megrekednek egy szinten és nem tudunk velük továbblépni. Miért? Vagy azért, mert nem fogalmaztunk meg konkrét elvárásokat a kimenetelt illetően, vagy nem határoztuk meg a következő szükséges lépést ennek irányába. Ezeket fogjuk a továbbiakban kezelni, feljegyezni és megoldani, majd folyamatosan aktualizálni.
Hogy ezt hogyan vezesd, már rengeteg lehetőség adódik, és általában ezen a ponton jön képbe, hogy bizony nem léteznek univerzális megoldások, és személyre szabott rendszerre van ám szükség. Ebben egyéni coaching folyamat során tudok a legjobban segíteni, de hozok irányelveket, amelyek segítségedre lehetnek.
A feladatokat, és a projektek következő lépéseit valahol vezetned kell: Vagy a naptárba írod be, vagy a kontextus szerint rendezett „amint lehet” feladatlisták egyikére. Tehát nem mindig egy-egy napra írsz óriási-hatalmas feladatlistákat, amelyek ömlesztve állnak előtted, miközben rohansz mindennel. Hanem a naptárad fogja tartalmazni azokat a teendőket, amelyek adott naphoz írva nyerik el jelentésüket. Az ilyen módon rendezett listák lehetőséget biztosítanak számodra, hogy tömbösítsd a teendődet és ha bementek a városba, egyszerre intézhessetek el több dolgot.
AUTOMATIZMUSOK, IDŐPONTOK ÉS FELADATLISTÁK
A naptárba azok a dolgok kerülnek, amelyek határidősek, időponthoz köthetőek. A többi dolog listákon várja a megvalósítást. A napi, heti szinten mindig felmerülő feladatokat pedig érdemes rutinok köré rendezni és automatizálni ezáltal.
Ez utóbbi hatékonyabbá teheti a mindig ismétlődő feladatok ellátását: a reggeli és esti rutinok kialakítása, vagy a heti takarításnak, bevásárlásnak, főzésnek a rendje egyszerűsíti a kötelező feladatok ellátását, miközben nem marad ki semmi fontos.
Ennek összeállításához segít hozzá az ingyenes letölthető Hatékony háztartás egyszerűen munkafüzet is.
Naptárban (pl. asztali naptárban) érdemes az időponthoz köthető dolgokat vezetni. Az egyéb teendőket, amelyeket jó lenne a közeljövőben elvégezni, de még nem határidősek, érdemes feladatlistákon vezetni.
Egy-egy projekt kaphat külön listát: például a konyhafelújításnak egy teljes oldalt (vagy akár teljes füzetet) szentelünk, miközben szem előtt tartjuk, hogy a következő lépéseket be kell ütemezni magától, mert az új csempe kiválasztása bizony nem fog magától megtörténni, és erre időt kell teremteni, ha valóban fontos számunkra. Ha nem is látjuk egyben az egész folyamatot és minden szükséges lépést, a következő lépést mindenképp érdemes meghatároznunk és azt, hogy mikor tekintjük késznek az eredményt!
Valamikor/talán listák
Ezek afféle kívánságlisták, illetve ötleteink, vágyaink gyűjtőhelye(i). Készülhet lista az elolvasandó könyvekről, megnézendő filmekről, vagy kreatív ötleteinkről. Ez ismerős lehet a BuJo vagy Filofax inspirációs oldalakról, és valóban vezethetitek őket ott.
Fontos, hogy ezeket is időről időre áttekintsük, és ha elérkezettnek tartjuk az időt, akkor megvalósítsuk. Így lehet a „szeretnék kertészkedni” ötletből és „kertészkedés” projekt a saját külön lapjával, ahol következő lépésként szerepel a „kertészkedéssel kapcsolatos könyv vásárlása”, amelyet fel is vezetünk a „városban elintézendő” listára. Amikor arra járunk, beugrunk a könyvesboltba vagy könyvtárba és máris egy lépéssel közelebb kerültünk valamihez, ami pár hónapja még csak egy álmunk volt.
Tervezési mechanizmus, rutinok kialakítása
Napi tervezés
Napjainknak keretet szabhatnak azok a rutinfeladattá változtatott kötelező dolgok, amelyeket minden nap el kell vagy el akarunk végezni. Ezen kívül egyértelműen ott vannak az időponthoz kötött tevékenységeink (események vagy munka kapcsán). És mi a helyzet a többi idővel? A kérdés az lesz, ezt hogyan használjuk fel! Ha célokat alkotunk és célprojekteket képzünk, azok lépései már kijelölik számunkra a teendőket. Persze ebből még mindig nekünk kell választani, és tulajdonképp a szabadidőnk értelmes felhasználásáról döntünk. Egy hosszabb munkaidő vagy épp a sok kötelező feladat tükrében már kevés hely marad egyéb dolgokra, de pont a kisgyermekes lét és a nyugdíjas kor az, ahol nagy mozgástérrel rendelkezve még bölcsebben kell döntenünk az időnk felhasználásáról.
Heti tervezés
Heti szinten érdemes kijelölni egy idősávot amikor a tervezéssel foglalkozunk. Áttekinteni az időpontokat, teendőket, egyeztetni azokkal a személyekkel, akikkel szükséges. Ekkor kihasználhatjuk a fókusz erejét és kijelölhetjük a hét egyetlen legfontosabb feladatát. Tehát azt, amit a kötelezőkön túl mindenképp meg szeretnénk valósítani.
Tervezhetünk életterületenként is: milyen feladatokat szeretnénk vagy kell megcsinálni a következő héten a családunkkal kapcsolatban, a gyermekeinkkel, az otthonunkkal, önmagunkkal, gyülekezetünkkel, munkánkkal kapcsolatban. Már a célkitűzések során is gondolkozhatunk életterületekben kijelölve azt, amit az otthonteremtés, gyermeknevelés vagy a saját fejlődésünk érdekében el szeretnénk érni.
Kezdj hozzá a céljaid megvalósításához azzal, hogy rutinná, automatizmussá teszed a háztartással és a kötelező feladatokkal kapcsolatos teendőidet, és nyerj időt mindarra, ami igazán számít! Kérd az ingyenesen letölthető Hatékony háztartás egyszerűen 26 oldalas munkafüzetet!
Anyu tervez blog és coaching 