GTD – Hatékonyságnövelés stresszmentesen #2: A rendszer kialakítása

A Get Things Done időmenedzsment rendszer megismerésének bevezetése után ebben a cikkben szeretném összefoglalni, hogyan tudod konkrétan kialakítani a saját rendszered, hogy aztán maximálisan szolgálja a hatékonyságodat. (Az összefoglaló videót pedig ITT találod). Most pedig vágjunk bele!

1. Készítsd elő a terepet!

Mindenkinek – még egy háztartásbeli anyának is – szüksége van egy helyre, ahonnan a munkafolyamatait menedzselni tudja. Ehhez nem kell nagy terület, de szükséges egy saját tér, ahol rendszerezheted jegyzeteidet, megnézheted e-mailjeidet, megszervezheted a családot érintő programokat, intézheted pénzügyeidet. Talán nálad is az a helyzet, hogy az élet egyes területeivel kapcsolatos dolgok szanaszét hevernek a konyhában, előszobában, az ebédlőasztalon, TV állványon, stb. Nem kell persze külön „iroda”, nem is lehetne minden lakásban megoldani, hogy egy külön szoba csak az ügyintézésé legyen. Mégis érdemes kialakítani egy olyan kis zugot, sarkot, ahol az ügyeidet áttekintheted, irányíthatod. Az „irányító központhoz” szükséged van egy írásra alkalmas felületre, ahová a laptopod is teheted, vagy ahol a számítógép van.


2. Szerezd be az eszközöket!

Egy szépen író tollal, egy gyönyörű naptárba ki ne szeretne írni?! Persze, nem a forma az elsődleges, de egy nekem tetsző írószert szívesebben veszek kézbe, többet fogom használni. A hatékony tervezéshez érdemes beszerezni naptárat, BuJo-t vagy Filofax-ot és szépen fogó tollon kívül pótlapokat a kalendáriumba, valamint A4-es papírokat, post it címkéket. Szükség lesz papírtároló tálcákra is, ahová azokat a dolgokat tehetjük, amelyekről még nem tudjuk egyelőre, mihez kezdjük velük (bejövő iratok), de olvasnivalókat is tárolhatunk bennük. Jól jön, ha van tűzőgép és lyukasztó a közelben, valamint cellux, gemkapocs, néhány iratgyűjtő mappa, és egy papírkosár, hogy amit nem szeretnénk megtartani, rögtön kidobhassuk.


3. Gyűjts össze MINDENT, amivel még teendőd van!

Itt kezdődik az az átfogó rendrakási, selejtezési, döntéshozási folyamat, amely alapját fogja képezni egy jól működő időmenedzsment megalapozásának.

Először a fizikai dolgokat kell a bejövő irattartóba tennünk, ami nincs a helyén (bár erre nyilván nem lesz elég az irattartó tálca, hanem kijelölünk egy kupacot, ahová összegyűjtjük). Ha valami túl nagy ehhez, akkor egy papírt kell írni róla, amit beteszünk a bejövő irattartóba (az említett irattartó tálcára és a körülötte gyülekező elrendezendő papírhalomra). Szemetet kidobjuk és korábbi listákat is úgy értékeljük, ami „feldolgozandó”, így ezeket is összegyűjtjük egy helyre.


4. Elmesöprés

Ha ez megvan, ideje összegyűjteni mindazt, ami leköti a figyelmünket! Minden, amivel úgy érezzük dolgunk van, vagy valamilyen jó ötlet, amelyet szeretnénk majd megvalósítani stb. Ezt lehet először ömlesztve, majd később kategorizálod. Ez a lista is mehet az irattartóba.



5. Tisztázás, feldolgozás

Ha mindent összegyűjtöttél fizikai és elme szintjén is, akkor jöhet a tételek egyesével történő feldolgozása. Vagyis minden egyes elemről eldöntöd, hogy mi is az valójában, van-e vele teendő, és ha igen, mi az.

Ha nincs vele teendő, akkor felteheted a kérdést, hogy szükség van erre? Ha nincs, akkor mehet a szemétbe, ha pedig meg kell/szeretnéd tartani, akkor dönteni kell róla, hogy mi ez, mihez kell, és hol, hogyan fogod tárolni. A könyv szerint ide tartoznak a „pihentetendő” anyagok, illetve azok az ötletek, amelyeket valamikor/talán meg szeretnél valósítani, de jelenleg még nem képezik a valós feladatok körét. A másik kategória, a referenciaanyagok, vagyis segédanyagok valamihez. Például a védőnőtől kapott tájékoztató a hozzátáplálásról, az oviban kapott információs lap a pedagógiai szakszolgálat működéséről. Ezeket a saját logikád szerint kategorizálhatod: mondjuk ovis dolgok (ide kerülhetnek meghívók, tájékoztatók az időpontok lejegyzése után stb. és időnként átnézed, hogy aktualizáld). Nálam a hozzátáplálás kapcsán gyűlt össze annyi anyag, hogy úgy döntöttem, beleteszem egy szép mappába, és a könyvespolcon kap helyet a gyermekneveléssel kapcsolatos könyvek között. Tehát ha valamiből értékes tájékoztató anyagaid vannak amiket szeretnél megtartani, nyugodtan kategorizálhatod őket a könyvekhez a megfelelő helyre. Így megtalálod, amikor az aktuális téma előkerül, és nem foglal helyet azok közt a dolgok közt, amelyekkel elintéznivalód van jelenleg.

Ha van teendő az adott dologgal, akkor konkrét döntést kell hozni a következő lépésről. Mi az, amit konkrétan meg kell tenned, hogy befejezettnek nyilvánítsd az adott feladatot vagy közelebb kerülj a végcélhoz?

  1. Két perc!

Ha csupán két perc szükséges a feladat elvégzéséhez, akkor tedd meg azonnal. Ez ugyanis az a határ, ahol érdemesebb azonnal ellátni a teendőt, mert kevesebb ideig tart, mint emlékeztetőt írni az elvégzéséről, beütemezni, nyomon követni, eltenni majd elővenni az elvégzés előtt. Tehát, ha valami csak két percbe telik, tedd meg most!

  1. Delegáld!

Biztos, hogy neked kell elvégezni az adott feladatot? Ha nem, akkor szervezd ki!

  1. Halaszd el! – Függő tételek

Ha tovább tart, mint két perc és nem tudod delegálni, akkor az a feladat rád vár. Sok feladat megoldása, több, mint egy lépésből áll (a könyv ezeket nevezi projekteknek), így ezek gyakran megrekednek egy szinten és nem tudunk velük továbblépni. Miért? Vagy azért mert nem fogalmaztunk meg konkrét elvárásokat a kimenetelt illetően, vagy nem határoztuk meg a következő szükséges lépést ennek irányába. Ezeket fogjuk a továbbiakban kezelni, feljegyezni és megoldani, majd folyamatosan aktualizálni.

A feladatokat, és a projektek következő lépéseit két hely valamelyikébe jegyezzük fel:

Vagy a naptárba, vagy a kontextus szerint rendezett „amint lehet” feladatlisták egyikére.

A GTD a naptárba csak azokat a teendőket vezeti be, amelyek időponthoz kapcsolódnak, tehát az adott naphoz írva nyerik el jelentésüket. A többi feladatot külön listákon vezeti aszerint, hogy milyen kontextusban (hol vagy hogyan végezhetőek el).

Például édesanyaként ez a kontexus lehet a „gyerekkel” (például a virágot át tudod ültetni, amíg a gyerkőc melletted/veled játszik az udvaron) vagy „gyerek nélkül” (padlástakarításhoz viszont jobb, ha nincs veled), esetleg „elintézendők”, „városban”, „udvaron”, „laptopon”. Így majd mindig ahhoz igazíthatod a teendődet, amilyen körülmények éppen fenn állnak. Az ilyen módon rendezett listák lehetőséget biztosítanak számodra, hogy tömbösítsd a teendődet és ha bementek a városba, egyszerre intézhessetek el több dolgot, vagy ha alszik a picúr, olyan dolgokkal foglalkozz, amit csak nélküle tudsz (és ne frusztráljon, hogy arra sosincs idő), míg amikor fenn van, akkor teheted azt, amit mellőle is végezhetsz (és nem azon bosszankodsz, amit úgysem tudtok együtt). Ha bekapcsoltad a számítógépet elintézhetsz egyszerre több dolgot, szintén időt spórolva a tömbösítéssel.

A gyakorlatban a naptár és a feladatlisták különválasztása úgy nézhet ki, hogy van egy egyszerű naptárad (vagy valamilyen életterveződ) és emellett néhány A5-ös lapon sorakoznak a kontextus alapján rendezett teendők. Filofax esetén elől lehet a naptár rész, utána pedig a teendő listák. A BuJo-ban vegyítheted a kettőt, vagy írhatod hátulról a feladatlistákat. Nálam jelenleg az életvezető tölti be a naptár funkciót, a filofaxban pedig a teendő listák és a valamikor/talán illetve a kívánságlisták vannak lefűzve.

Miért jobb, ha nem a naptárba írsz be minden teendőt? Azért mert így nem korlátozod magad a feladataiddal, hanem felszabadultan végezheted azt, amit éppen kell és tudsz, valamint a kontextusnak megfelelő. Nem kell azon stresszelned, hogy nem lett meg az ablakpucolás (bár a naptáradban szerepelt), mert nagy szél volt aznap. Szerepel a listán, és amint lehet, megcsinálod. Talán beírtad, hogy átülteted az egyik virágot másnap, a gyerkőcök azonban osztatlan figyelmet kívántak, így inkább velük játszottál, húzhatod is át a feladatot. Még talán bűntudatot is ébreszt benned, hogy miért a gyerekekkel játszottál, mikor ott volt a feladat (holott a szíved mélyén érzed, hogy jól cselekedtél). Ha külön vannak a teendő listák, meg tudod fontolni, hogy alkalmas-e a helyzet, hogy végrehajtsd: a példánál maradva mérlegeled, hogy alkalmas-e a gyerekeknek is, hogy mással is foglalkozz, és ha igen, akkor megnézed, hogy milyen feladatokat irányoztál előre magad számára, hogy „amint lehet” végrehajtsd. A rendszer ezen rugalmassága teszi alkalmassá, sőt nagyon is hasznossá édesanyák számára is a GTD-t!

Biztosan veled is előfordult már, hogy egyáltalán nem volt kedved a naptáradban előirányzott teendődre. Pont akkor nem volt hangulatod átnézni a gyerekek ruhatárát, kipucolni a cipőket, vagy megkapálni a virágoskertet. A  receptes mappád frissítésének vágya viszont elemi erővel tört rád: viszont nem tartottad talán elég fontosnak, hogy áthúzd az eredeti tervet, így végül semmit sem valósítottál meg ezek közül. A GTD-vel olyan listákat hozhatsz létre, melyről ilyen esetekben (a nem időponthoz kötött dolgok esetében) szabadon válogathatsz és a kedvednek, energiaszintednek (és a gyermekeid hangulatának/igényeinek) megfelelően választhatsz. Így eshet meg, hogy ha férjed elviszi a gyerekeket játszótérre egy hirtelen ötlettől vezérelve, nem állsz tanácstalanul a rád szakadó szabadidő láttán, hanem máris tudod mihez fogj, amit szívesen is csinálsz és segít is a céljaid elérésében. Én így tudok kihasználni minden időt: a kontextus szerint rendezett listák nagy hatékonysággal segítik elő teendőim elvégzését, fejlődésemet, és hogy összességében azt csinálhassam, amit szeretek.

Az időhöz köthető dolgokkal más a helyzet, ezek a naptárba kerülnek. Így például, ha minden másnap főzöl, vagy heti 2 nap mosol, illetve bizonyos napon intézitek a nagybevásárlást, azt is ide érdemes rögzíteni, hiszen adott naphoz köthető feladat.

A következő részben a projektek kezelésével, a valamikor/talán listával foglalkozunk, majd a reflektálást vesszük górcső alá. Ha nem akarsz lemaradni semmiről, feliratkozhatsz a hírlevelére ITT.

Megtalálod a blogot a Facebookon és Instagramon is, zárt facebook csoportunkat pedig Rendezett anyukák – Anyu tervez néven érheted el.

Reklámok

GTD – Hatékonyságnövelés stresszmentesen #2: A rendszer kialakítása” bejegyzéshez egy hozzászólás

Vélemény, hozzászólás?

Adatok megadása vagy bejelentkezés valamelyik ikonnal:

WordPress.com Logo

Hozzászólhat a WordPress.com felhasználói fiók használatával. Kilépés /  Módosítás )

Google kép

Hozzászólhat a Google felhasználói fiók használatával. Kilépés /  Módosítás )

Twitter kép

Hozzászólhat a Twitter felhasználói fiók használatával. Kilépés /  Módosítás )

Facebook kép

Hozzászólhat a Facebook felhasználói fiók használatával. Kilépés /  Módosítás )

Kapcsolódás: %s