A Hogyan tervezz sorozat első részében a Filofax-ról olvashattatok, amely a napár és a különböző listák előnyeit egyesíti. A második részben összegyűjtöttem, milyen listákat tudtok használni a kalendáriumban. Most pedig 5 tipp következik, amely elősegíti a tervezés hatékonyságát!

1. A helyszín

Mindenkinek – még egy háztartásbeli anyának is – szüksége van egy helyre, ahonnan a munkafolyamatait menedzselni tudja. Ehhez nem kell nagy terület, de szükséges egy saját tér, ahol rendszerezheted jegyzeteidet, megnézheted e-mailjeidet, megszervezheted a családot érintő programokat, intézheted pénzügyeidet.

Talán az élet egyes területeivel kapcsolatos dolgok szanaszét hevernek a konyhában, előszobában, az ebédlőasztalon, TV állványon, stb. Nem kell persze külön „iroda”, hogy egy külön szoba csak az ügyintézésé legyen. Mégis érdemes kialakítani egy olyan kis zugot, sarkot, ahol az ügyeidet áttekintheted, irányíthatod. Az irányító központhoz szükséged van egy írásra alkalmas felülettel, ahová a laptopod is teheted, vagy ahol a számítógép van. Nálam van egy külön íróasztal e célra, de ha a kislányom nagyobb lesz és igényt tart rá, akkor később egy egyszerű asztalhoz telepedek majd, ahol kialakítom a saját kis helyemet, mondjuk a hálószobában.

2. Megfelelő eszközök

A tervezés számomra elképzelhetetlen lenne megfelelő eszközök nélkül. Egy szépen író tollal, egy gyönyörű naptárba ki ne szeretne írni?! Persze, nem a forma az elsődleges, de egy nekem tetsző írószert szívesebben veszek kézbe, többet fogom használni.

A hatékony tervezéshez érdemes beszerezni a már említett Filofaxon és szépen fogó tollon kívül pótlapokat a kalendáriumba, valamint A4-es papírokat, post it címkéket. Szükség lehet papírtároló tálcákra is, ahová azokat a dolgokat tehetjük, amelyekről még nem tudjuk, mihez kezdjük velük, de olvasnivalókat is tárolhatunk bennük. Jól jön, ha van tűzőgép és lyukasztó a közelben, valamint cellux, gemkapocs, néhány iratgyűjtő mappa, és egy papírkosár.

3. Naptár és teendő listák különválasztása

Ha egy naptárba zsúfolod az összes teendődet, hamar megunod a sok áthúzást, és átszervezésből fakadó időveszteséget. Én korábban feljegyeztem a fix időponthoz köthető eseményeket a naptáramba és az aznapi fontosabb teendőimet. Eredmény: a kisebb dolgok (amelyek sokszor egy fontos dolog láncszemei lennének később) kimaradtak. Úgyhogy elkezdtem MINDEN létező teendőmet beírni a naptáramba. Mivel nem tudtam előre, mennyit tudok elvégezni egy adott napon (kisgyermek mellett elég változatos helyzetek léphetnek fel), így a lehető legtöbb dolgot beírtam a következő napra. Amit nem sikerült megcsinálni, kihúztam és csúsztattam másnapra és így tovább. Eredmény: Frusztráció amiatt, hogy nem tudok végezni a dolgaimmal.

Megoldás: jelenleg a naptáramba a fix dolgok kerülnek: időponthoz köthető események, illetve adott napon elvégzendő dolgok. Én ez utóbbi alatt a háztartási teendőket értem és a határidős feladatokat. A többi teendő viszont külön listá(ko)n szerepel. Amennyit tudok, elvégzek és kipipálom, a többit majd máskor. Így nem kell áthúzni, csúsztatni, átütemezni. Elsősorban a naptári bejegyzésekre figyelek, mert azok időponthoz kötöttek, másodsorban pedig ezekre a teendőlistákra, amelyekről egy-egy elemet akkor teljesítek, amikor tudok. A naptár így csak a nap kötelező teendőit tartalmazza, amely köré a nap többi teendőit szervezem.

4. Valamikor/ talán listák vezetése

Van egy jó ötleted, de nincs most rá időd, hogy megvalósítsd? Ne hagyd elveszni, inkább írd fel egy listára! Egy „később”, „valamikor” vagy „talán” lista hasznosnak bizonyul az olyan ötletek lejegyzésére, amelyek még nem aktuálisak, de később azzá válhatnak. Szeretnél megtanulni gitározni, esetleg egy idegen nyelven? Írd fel! Mindig is szerettél volna eljutni a Maldív-szigetekre? Írd fel! Ha folyamatosan ellenőrzöd a lista tartalmát, majd kihúzod azokat az ötleteket, amelyek nem bizonyulnak reálisnak, és beveheted a teendők közé azokat, amelyek aktuálissá váltak.

Én témánként is vezetek ilyen listákat, amelyek afféle kívánságlisták nálam: filmekről, könyvekről, receptekről. Így ha alkalmam nyílik egy bizonyos tevékenységre, előveszem ezeket a listáimat, hogy eszembe jusson mi keltette fel korábban az érdeklődésem. További listaötleteket itt találsz.

 5. Kétperces szabály

Talán hallottál már róla, hogy ha egy feladat két percet, vagy annál kevesebb időt vesz igénybe, akkor érdemes elvégezni amint felmerül.

Az ok egyszerű: kb. két percnél van az a határ, ahol már egy feladatnak a lejegyzése, ütemezése, nyomon követése (vagy simán elfelejtése és halmozott problémaként újra feltűnése) több időt vesz igénybe, mint amennyit maga a feladat azonnali elvégzése igényel valójában.

Először érdemes lehet mérni az időt, mi fér bele két percbe, aztán egy idő után majd ráérzel, ha egy feladat azonnali elvégzése hatékonyabb, mintha azt még fel kellene írnod a teendő listádra, nyomon követned és máskor elintézned. Így a jelenleg még tervezésre szoruló teendőid egy része kikerül a tervezési feladataid közül, és csak a nagyobb dolgokra kell fókuszálnod, és nem aprózódsz el.